株式会社髙島屋様

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株式会社髙島屋

店舗改装工事の請負発注に電子契約を導入し、契約の進捗管理と印紙削減を実現

背景

毎年2,000件にもおよぶ髙島屋各店舗の改装・設備営繕工事にともなう発注業務の改善。コスト削減、契約進捗の見える化、紙作業のために生じている膨大な手間の低減、ミスや紛失毀損リスクを無くし保管スペース費用の大幅低減を考えた。

ソリューション

CONTRACTHUBにより取引先との契約を電子化し、既存の固定資産管理システムと電子契約サービスを連携することで、契約関連書類の作成を自動化し、受発注・請求にともなう作業の大幅な省力化を目指した。

成果

ペーパーレスによる紙文書保管スペース、作業・管理コスト、印紙税の削減と業務効率化。総務部門が各店舗の契約内容・進捗をタイムリーに管理し、関連ドキュメントの保管・検索を容易にすることでコンプライアンスを強化。取引先にも同様に印紙削減、業務効率向上、契約書管理のメリットをもたらした。

ユーザー企業
株式会社髙島屋、岡山髙島屋、岐阜髙島屋、米子髙島屋、高崎髙島屋
導入部門・適用業務
  • 導入部門:総務本部総務部、各店舗
  • 適用業務:店舗改装・設備営繕にともなう工事発注業務
         注文書発行件数 2,000件/年
工事発注業務の課題
  • 発注コスト削減:印紙税・書類郵送費・封入/発送作業を軽減。
  • 契約管理:全国の店舗における工事契約の進捗"見える化"。必要な契約書・証憑類のヌケモレ撲滅。
  • 紙作業の削減:注文書・注文請書・精算確認書などが紙のため生じている、膨大な手間・コストの低減、ミスや紛失毀損リスクを無くし、保管スペース費用を大幅低減。

導入電子契約サービスの概要

  1. 毎年2,000件にもおよぶ髙島屋各店舗の改装・設備営繕工事にともなう発注・請求業務について、電子契約を導入した。
  2. 従来書面でとりかわされていた注文書・注文請書・完了書兼精算確認書など様々な契約関連書類を、電子署名・タイムスタンプを付与したPDFファイルに置き換え、CONTRACTHUB(コントラクトハブ)電子契約サービスを利用して取引先とやりとりすることで、契約を電子化する。
  3. 特に既存の固定資産管理システムと電子契約サービスを連携することで、契約関連書類の作成を自動化し、受発注・請求にともなう作業の大幅な省力化を目指す。
  4. また、店舗改装工事等の場合、ひとつの投資案件に多数の工事契約が含まれることが多く、その全ての工事について必要な契約文書の有無など進捗を管理する必要がある。今回は、「投資案件別契約書進捗管理画面」を利用して、一覧性をもって投資案件全体の契約書に関する進捗管理を行う。
  5. 建設請負契約の電子化のため、建設業法第19条第3項の「電子情報処理組織を使用する方法」などに対応

発注業務

発注業務

検収内容確認業務

検収内容確認業務

サービス導入の効果

発注業務コストを削減

印紙税
精算確認書の印紙税→取引先も注文請書に貼る印紙代が0円になるメリット。

作業費
注文書・精算確認書が工事発注システムより電子ファイルで出力され、電子署名も自動でおこなわれるため、手作業は大幅に削減。

タイムリーな契約管理を実現 →コンプライアンスの強化

総務本部総務部から各店舗の工事契約進捗状況把握ができる。契約ドキュメントの確認も可能。

検収内容確認業務

契約関連ドキュメントの保管・検索 →コンプライアンスの強化

工事中も完了後も契約ドキュメントを会社名、納期、発注金額、店舗コードなどで検索抽出可能。保管のための手間もスペースも不要。

手作業の排除 →業務効率の向上・ペーパレス

注文書・精算確認書などの契約文書を、工事発注システム内の情報から、紙に出力することなく、直接PDF等の電子文書として取引先に発行する。これにより、紙作業にともなうコスト、紙文書保管スペース、印紙管理コストなどを削減する。

請負契約発注業務(電子契約導入前)

請負契約発注業務(電子契約導入前)

請負発注業務(電子契約導入後)

請負発注業務(電子契約導入後)

取引先のメリット →印紙削減・業務効率向上・契約書管理

印紙削減:注文請書・精算確認書の印紙削減
業務効率向上:受発注・検収などが迅速化される
契約書管理強化:いつでも契約関連書類が検索・閲覧できる

CONTRACTHUB@absonne事例集

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